A társasházkezelés meghatározó tevékenysége a házipénztár vezetése. Sok társasházban okoz fejtörést, és ellenőrzési nehézséget a számvizsgáló bizottság tagjainak. A házi pénztár ugye nem más, mint az a hely, ahol a társasház a készpénzét tartja, tehát ahol mobilizálható, likvid vagyon van.
Először is, érdemes a biztonságról meggyőződni, tehát eldönteni, hogy a közös képviselő zsebe, vagy a közös helyiség zárható furnérlemezes szekrénye megfelelő biztonságot ad-e a társasház vagyonának.
A második kérdés a szabályok betartása, amit a számviteli törvény szabályozza. A szabályozás alapján a társasháznak kell elkészíteni a házipénztár szabályozásának rendjét (ideértve a naprakész nyilvántartást), ehhez lehet fellelni mintákat, de a társasház igényei szerinti szabályozást érdemes a számvizsgáló bizottságnak és a közös képviseletnek együtt kidolgoznia.
Milyen szabályokat érdemes megfogalmazni?
Például a kiadási és bevételi bizonylatok lefűzésének rendjét, fellelhetőségét érdemes leírni a későbbi félreértések elkerülése érdekében. Vannak külön erre a célra írt házi pénztár vezető programok is, amelyek használata indokolt lehet, bár sokan használnak valamilyen táblázatkezelő programot is, amelyeknél az adatvesztés lehetősége is igen nagy.
Javaslat a tartalomra:
1. Általános pénzkezelési szabályok
2. A pénz kezelésével kapcsolatos feladatok
Pénztáros és helyettese
Pénztári ellenőr
3. Utalványozás
Házipénztár kialakítása és működtetése, pénzmegőrzés és tárolás
4. A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések
5. Pénztári nyilvántartások vezetése
A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása
Munkabér-kifizetés
Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása
Egyéb nyilvántartások
Szigorú számadású nyomtatványok
Letétek nyilvántartása és kezelése
Értékpapírok kezelésének és nyilvántartásának rendje
A valutakezelés és nyilvántartás rendje
Mellékletek:
Megbízás házipénztár kezelésére
Megbízás házi pénztáros helyettesi teendők ellátására
Megbízás házipénztár ellenőri tevékenység ellátására
Felelősségvállalási nyilatkozat
Pénztáros munkaköri leírása
A házipénztár forgalommal kapcsolatos teendők ellátására jogosultak névsora
Meghatalmazás pénzösszeg átvételére
Kimutatás a visszavonásig érvényes meghatalmazásokról
Kimutatás a házipénztárban lévő pénzszekrény kulcsának kezeléséről
Jegyzőkönyv házipénztár átadás-átvételről
Jegyzőkönyv hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy (érme) visszatartásáról
Elismervény hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy (érme) átvételéről
Jegyzőkönyv pénztáreltérés kivizsgálásáról
Feljegyzés az elszámolásra kiadott összegekkel határidőre el nem számoló dolgozókról
Kimutatás a társaság házipénztárában elhelyezett letétekről
Kimutatás a társaság házipénztárában elhelyezett értékpapírokról
Pénztári nyilvántartások nyomtatványai