A társasházkezelés átvétele mindig egy érdekes kérdés volt. Miért? Mert a tudás mindig a közös képviselőnél található. Ehhez ismerni kell egy tetszőleges társasház tőke összetételét, amit az 1. számú ábra szemléltet.
- 1. ábra: egy tetszőleges társasház tőkeösszetétele:
Látszik, hogy a humán tőkét és a kapcsolati tőkét a társasházkezelés elvégzője, a közös képviselő szállítja a társasháznak. A közös képviselet leváltása esetén történő tőkeváltozást a 2. számú ábra mutatja be.
- 2. ábra: a tőkeváltozás irány közös képviselő váltás esetén:
És ez az, amitől tartanak a tulajdonosok, hogy mi lesz? hogyan lesz? akadályozza-e a társasházkezelés működését, ha közös képviselő elmegy vagy leköszön?
Egyszerű válasz rá, hogy nem kell ilyenektől tartani, a váltás különösebb nehézséget nem szabadna, hogy jelentsen egy társasház életében, ha a társasházi éves beszámoló közgyűlések rendeben és időben lezajlottak, vagy van olyan pont, ahová vissza lehet menni. Pl. a legutolsó elfogadott közgyűlés dátuma.
Akkor részleteiben, hogyan is néz ki ez a közös képviselő váltás.
A társasházkezelés átvétele ott kezdődik, amikor a tulajdonosokban megfogalmazódik az igény, hogy a közös képviselet váltás szükséges. Ehhez a tulajdonosok összegyűjtik a 10%-ot és neki vágnak a folyamatnak. A közgyűlés elé viszik a felkérés, vagy valamilyen pályáztatás útján szimpatikusan vélt közös képviselőket, és a közgyűlés pedig eldönti, hogy kivel képzeli el a jövőt. Nah, de mi történik ezután?
A közgyűlésen nem csak az új közös képviselőről kell határozni, hanem a banki rendelkezésről, és a megbízási szerződés aláírásáról is. A szerződésben az ajánlatnak megfelelő szöveget érdemes beleilleszteni, és meg kell határozni azokat a személyeket is, akik általában aláírják a szerződést. A szerződés aláírására általában a számvizsgáló bizottságot szokták meghatalmazni, de ez nem kötelező.
Azután érdemes a megválasztott közös képviselővel egy bejárást tartani, és pontosan rögzíteni, hogy milyen elvárások vannak.
A jogszabályi háttér 30 napot ír elő az iratanyagok átvételére, általában ez a közös képviselők egymás között lerendezik, valószínűleg a 30. napot kivárva. Ezért is fontos a banki rendelkezésekről szóló döntés, mert vissza kell vonni a leváltott közös képviselő díjazását, és díjazás nélkül már valószínűbb az együttműködés kialakulása az új és a régi közös képviselő között.
Amikor minden irat megvan
A megválasztott közös képviselőek érdemes a meglévő folyamatokat áttekintenie, a társasházra vonatkozó hatályban lévő szerződéseket áttekinteni. A szabályzatokat megtanulnia, és ellenőriznie, hogy minden szabályzat rendelkezésre áll-e. A szükséges vizsgálatok érvényességét is meg kell néznie a megválasztott közös képviselőnek, mivel az érintésvédelem, a tűzoltókészülékek, RWA és CO2 vizsgálatokat időnként meg kell ismételni.
A leváltott közös képviselő, általában, elkészíti a jogviszonyának utolsó napjáig történő pénzügyi elszámolást és zárást, érdemes azt is átfutni, és megnézni legalább azt, hogy a tulajdonosok záróegyenlege rendelkezésre áll-e. A közös képviselők általában papíralapon adnak át sok mindent, így a digitalizálást is meg kell kezdenie az új közös képviselőnek. A véleményem az, hogy a társasházkezelő programot, és legalább egy laptopot, vagy digitális adattárolás a társasháznak kéne megoldania, és a megválasztott közös képviselőtől meg kéne követelnie a meglévő programok folyamatos használatát. Már kevesebb lenne a tudás elszivárgás.
Az új építésű társasházak esetén még érdemes ellenőrizni a tervektől való eltérést, az alapító okirat, és a szervezeti és működési szabályzat meglétét.
A társasházkezelés átvétele és a további feladatok
- a társasház közüzemi szerződéseinek megkötése, átiratása;
- a munkaszerződések, karbantartási szerződések áttanulmányozása, szükség szerinti módosítása;
- műszaki bejárás jegyzőkönyvezése, és az állapotjelentés elkészítése;
- társasházkezelés tervének elkészítése;
- költségvetési javaslat készítése a társasházkezelés tervéhez;
- szükség szerint, a közgyűlés újbóli összehívása és a társasházkezelés tervének, költségvetésének az ismertetése, elfogadtatása.
A legnagyobb előrelépést a közösség összefogása hozza meg.